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Son Necesarias las reuniones?

Por: Fred Coon, CEO Steward Cooper

La mayoría de los participantes son indispensables para:

·         Mantener a los miembros del equipo al tanto de cambios o modificaciones en la compañía.

·         Crear un foro donde se puedan discutir ideas y tomar decisiones.

·         Permitir a los Ejecutivos discutir los avances de los negocios y las tendencias del sector o negocios.

Los empleados hoy pasan más de 10 horas semanales en reuniones, muchas de las cuales las consideran improductivas. Sin embargo las reuniones pueden ser muy valiosas y necesarias para comunicar ideas en el equipo o compañía, en exceso pueden tener un impacto negativo en la productividad.

Teniendo en cuenta lo anterior, debes tener en cuenta los siguientes factores:

Propósito de la Reunión:

Debe haber claridad de los puntos a tratar en la reunión, si lo que quiere es hacer seguimiento a procesos o proyectos, no es necesario sacar a todos de sus puestos de trabajo o actividades y reunirlos en una sala de reuniones, lo que necesita es hablar con las personas clave preguntarle y oír sus preocupaciones, solicitando cualquier información vital que requiera de algún miembro del equipo.

Hay necesidad de Información Externa para el Avance del Proyecto?

Existen instancias cuando se tiene claro el trabajo que debe ejecutarse y saber cuál ejecutar. En estos casos una reunión estructurada es innecesaria. Sin embargo, si lo que necesita es definir y organizar tareas, es mejor una reunión cara a cara con esas personas que le darán la retroalimentación correcta y le responderán las preguntas necesarias para proceder.

Se debe sostener la reunión de Inmediato?

Si no se tiene la información necesaria o un miembro importante del equipo no está disponible, es mejor posponerla. Si se necesita retroalimentación en documentos escritos, envíelos antes por email. Esto les da a los empleados la posibilidad de revisarlos y preparar su retroalimentación oportunamente para la reunión. Es incómodo para los miembros del equipo leer durante la reunión, cuando se está esperando de ellos un reporte.

Existe alternativas a las reuniones Cara a Cara?

Si lo que se quiere es conocer avances, no hay que citar al equipo a una sala de reuniones, herramientas como celular, email, video conferencias están disponibles. Si lo que se quiere involucra a solo una parte de los miembros del equipo haga un petit comité con solo los involucrados, es más efectivo.

Qué pasa si no se hace la reunión?

Antes de definir si se pospone la reunión, hágasela la pregunta de qué pasaría si no está empujando, reaccionara el equipo? Si los miembros del equipo le dicen que no se les pasaría nada o su actitud demuestra que no están interesados, considere cancelarla o al menos posponerla.

Si considera que se requiere una reunión, prepare agenda.

Si no quiere perder tiempo durante la reunión, asegúrese de enviar una agenda con los temas a tratar, el objetivo de la reunión, los participantes, las decisiones que se tomaran y si fuera necesario las presentaciones que deben llevar los participantes.

En conclusión, es imperativo seguir la agenda y el espacio de tiempo definido para la reunión y cada tema.